PETER FELSMANN – As 10 Dicas De Produtividade Da Mcghee Productivity Solutions
Existem muitas coisas que você pode fazer para ser mais produtivo; no entanto, existem algumas áreas que se você criasse pequenas mudanças , os resultados seriam drásticos na qualidade da sua produtividade e da sua vida. Com somente aplicar as metodologias comprovadas da McGhee Productivity Solutions para gerenciar a avalanche de informação da vida moderna, você poderá investir seu tempo nas atividades que mais lhe apoiam a atingir seus Objetivos.
Ter clareza sobre quais os objetivos importantes: Tanto os Pessoais como os Profissionais
Para poder ter sucesso, o primeiro que precisamos é ter certeza sobre o que é o importante para nós e qual o resultado que buscamos. A chave para manter o equilibrio entre a vida e o trabalho é ter claro quais são as coisas importantes e fazer que sejam prioritárias.
Identificar quais os próximos passos a tomar para cada um desses Objetivos
No painel de tarefas de Outlook, podemos criar categorias customizadas para administrar as próximas ações estratégicas (Onde preciso estar para fazê-las: Ligações, email, incumbência, escritório, casa, etc).
Ter consciência de onde estou recoletando informações, compromissos e dados:
Constantemente estamos recebendo tarefas e ações. Quando perguntamos aos nossos clientes em quantos lugares eles coletam a informação que precisam para tomar ações, tipicamente dizem 5 ou 6. Mais depois de analisar a realidade, percebem que são 25-35 lugares!
Em quantos lugares você coleta seus compromissos e dados? Quantas contas de correio de voz e email você tem? Precisamos minimizar e consolidar os pontos de coleta que temos. Dê uma olhada na seguinte lista e identifique os lugares onde você coleta informação:
- E-mail de trabalho
- E-mail de casa
- Correio de Voz em casa
- Correio de Voz de Trabalho
- Caixa de messagens do celular
- Na cabeça
- Na porta da geladeira
- “post-it” em seu computador em casa
- “post-it” em seu computador do trabalho
- Nas bolsas o maleta
- Seu carro
- Seu calendário digital no trabalho
- Em um documento de MS Excel
- Numa página em Internet.
- Num Plano de Microsoft Projeto!
- Em cadernos de notas
- Na carteira
- Caixa de entrada de papel
- Na mesinha de cabeceira
- Em Microsoft® OneNote®
- Painel de Tarefas de Microsoft® Office Outlook®
Identificar os pontos de coleta autorizados
Para maximizar a produtividade, o melhor é minimizar os pontos de coleta, escolher quais os pontos onde você quer coletar informação de ação, e só coletar através desses pontos.
Por exemplo: Comprar uma caixa de entrada para papel e colocar aí TODOS os papéis que você tem dispersos .
Não coletar dados e compromissos na cabeça
A sua cabeça é um instrumento ótimo para descobrir soluções criativas aos problemas. Mas se você ocupa esse instrumento para tentar lembrar de todos os seus compromissos e ações —você não só, vai esquecer as coisas importantes mas também você já não terá sua cabeça disponível para resolver os problemas.
As listas de tarefas e o calendário permitem que você não precise lembrar de cabeça mas sim, olhando as listas de tarefas.
Definir limites e treinar os outros no uso correto de seus pontos de coleta.
Treine seus colegas e familiares sobre quais são seus pontos de coleta. Se um colega lhe pede algo no corredor, peça a eles para escrever um email, deixar um mensagem no correio de voz ou colocar um papel na sua caixa de entrada.
Praticar dizer “Não!”
Pode ser difícil dizer “Não”, você com você e os colegas. Os sêres humanos temos a tendência de querer agradar aos demais e ser queridos e aceitos por eles. E as vezes temos o hábito de aceitar compromissos além da nossa capacidade.
Algo que você pode praticar é dar-se conta que quando dizemos “Nao”, em realidade estamos dizendo “sim” para àquelas coisas que realmente são importantes.
Agendar blocos de tempo no calendário para fazer só um tipo de atividade por vez
O “Multi-tasking” (fazer muitos tipos diferentes de atividades ao mesmo tempo; por exemplo: falar por telefone enquanto escreve um email) é contra-produtivo.
Uma boa prática é de agendar blocos de tempo em que você fará só um tipo de atividade.
Treine aos demais, que nestes momentos, você só irá aceitar interrupções para emergências. Desligue o telefone para se focar naquilo que é prioritário.
Semanalmente revisar os objetivos, criar novas ações estratégicas, reagendar o incompleto e planejar a próxima Semana
É importante tirar um tempo para verificar como vai o progresso das nossas metas, projetos e objetivos. Analizar quais os próximos passos sem dependências para cada um delas. Analizar o que está funcionando e aquilo que precisamos modificar.
Celebrar e reconhecer-se pelo progresso
Muitas vezes esquecemos de analizar o progresso e celebrar as coisas que temos conquistado. Como consequência, acabamos dando voltas , sem perceber nosso progresso e nem desfrutar do nosso sucesso.
Se dê um prêmio pelas conquistas: uma massagem, um jantar de luxo, entradas de teatro ou futebol…
A produtividade é: “Completar sistemáticamente as próximas açoes estratégicas sem pendências ligadas aos Objetivos Importantes”
As perguntas chaves sâo:
Quais os meus Objetivos Importantes?
Quais são as próximas ações estratégicas?
Onde vou fazê-las?
Quando vou fazê-las?